Meeting Room Reporting para Facility Management
31.8.2018
Para el mejor aprovechamiento de las oficinas con unos gastos óptimos, es necesaria la digitalización de estas salas. Sólo de esta manera usted logrará gestionar eficazmente el funcionamiento de las salas de reuniones y de conferencias, y a la vez, gracias a la tecnología inteligente MeetingRoomApp Reporting, usted puede cuantificar los datos que necesita para su empresa. ¿Cómo? Vamos a contárselo en el artículo.
El MeetingRoomApp Reporting es una herramienta analítica para monitorizar las salas de reuniones y de conferencias, que está directamente conectada con el software de reservas MeetingRoomApp. Utilizando esta herramienta, usted estará en todo momento al corriente de las reservas y reuniones que se han realizado en el edificio y conocerá la ocupación exacta de cada una de las salas. Vamos a describir esta herramienta y sus funciones más detalladamente.
Activación del Reporting
La configuración básica para la generación de datos se encuentra en el MeetingRoomApp, en la administración Reporting, en la sección Location y Period. Aquí el usuario selecciona las localizaciones, el tiempo de trabajo y el período de tiempo, para los cuales necesita generar los datos. En el marco de la Location puede seleccionar una sala de reuniones concreta, alguna de las plantas o los edificios enteros. En el caso de que la empresa tenga edificios en varios continentes, no pasa nada. La conversión inteligente del huso horario garantiza que los datos se generan en el modo de tiempo requerido. El Reporting genera los datos diarios, semanales, mensuales y anuales.
Panel indicador en color
El resumen total de las reuniones con un resultado inmediato se visualiza en un panel indicador en color: el dashboard. Un gráfico muy claro incluye las reservas completas en los números exactos. Tanto las reservas planificadas ad-hoc, como las reuniones canceladas.
Ocupación de las salas de reuniones
La función Top Usage visualiza en un gráfico muy claro las salas de reuniones y su ocupación total. Gracias a esta función usted llegará a saber qué sala de reuniones está más ocupada, y al revés. La función calculará el número exacto de reuniones realizadas en cada sala, y el número de horas pasadas en una sala concreta.
HEAT mapa
Otra herramienta útil es el Heat mapa. Este mapa visualiza en qué hora están las salas de reuniones o de conferencias más ocupadas. Usted puede, de esta manera, medir fácilmente el funcionamiento de estas zonas de oficinas. Ya no habrá ningún problema para ordenar su limpieza en el tiempo más apropiado, planificar el mantenimiento o seleccionar las zonas más apropiadas para la conferencia.
Análisis de la ocupación total
La función inteligente Total Occupancy visualiza de manera gráfica la ocupación total y el número de horas potencialmente libres en las salas de reuniones en el período seleccionado durante la jornada. Estos datos le ayudarán considerablemente, por ejemplo, durante la toma de decisiones sobre las inversiones para estas zonas. En el caso de que usted no esté seguro, si tiene un número suficiente de salas de reuniones, o si, por el contrario, le faltan, usted puede evaluar muy rápido su situación actual en base a este gráfico.
Evaluación de los datos
Los datos obtenidos del MeetingRoomApp Reporting se pueden aprovechar de manera muy ingeniosa. Usted averiguará no solamente en qué estado es su empresa, sino puede aprovechar los datos para medir la productividad, gestionar los gastos y para decidir sobre las inversiones. Por lo tanto se trata de una herramienta ideal para los gerentes de instalaciones, de oficinas, de edificios, incluso también para recepcionistas.
Usted estará siempre al corriente de qué pasa en su empresa, y obtendrá más tiempo para poder optimizar los procesos empresariales justo allí donde necesita. En el caso de que su objetivo sea el desarrollo y el crecimiento de la infraestructura, con esta herramienta es posible lograrlo en cualquier empresa.